Situācijas, kurās ISO 37001 zināšanas palīdz pieņemt pareizo lēmumu

1. Sadarbības partneris piedāvā vērtīgu dāvanu

Dāvanas biznesa vidē nav aizliegtas. Tomēr svarīga ir to vērtība, pasniegšanas laiks, nolūks un saistība ar gaidāmo lēmumu. Piemēram, neliela simboliska dāvana svētkos var būt pieņemama, savukārt vērtīga dāvana tieši pirms iepirkuma rezultātu paziņošanas var radīt interešu konflikta vai ietekmēšanas risku. 

Darbiniekam jāzina: 

• kādas dāvanas drīkst pieņemt; 
• kad nepieciešama vadītāja atļauja; 
• vai dāvana jāreģistrē; 
• kā pieklājīgi atteikties no neatbilstoša piedāvājuma. 

Skaidra dāvanu un viesmīlības politika pasargā darbinieku no nepieciešamības katru situāciju interpretēt pašam. 

2. Klients uzaicina uz apmaksātu pasākumu vai ceļojumu

Konferences, klientu pasākumi un biznesa pusdienas ir normāla profesionālās sadarbības daļa. Risks rodas, ja piedāvājums ir nesamērīgi vērtīgs, tam nav skaidra biznesa pamatojuma vai tas tiek izteikts laikā, kad darbinieks var ietekmēt uzņēmumam svarīgu lēmumu. 

Pirms uzaicinājuma pieņemšanas būtu jāizvērtē: 

• pasākuma profesionālais mērķis; 
• izdevumu apmērs un samērīgums; 
• piedāvājuma laiks; 
• uzaicinātās personas loma lēmuma pieņemšanā; 
• uzņēmuma iekšējie noteikumi. 

ISO 37001 palīdz uzņēmumam noteikt principus, pēc kuriem šādi uzaicinājumi tiek saskaņoti un dokumentēti. 

3. Aģents pieprasa neparasti lielu komisiju

Aģenti, konsultanti un citi starpnieki noteiktos tirgos var būt nepieciešami, taču sadarbība ar tiem var radīt paaugstinātu risku. 

Brīdinājuma signāli var būt: 

• nesamērīgi augsta komisija; 
• neskaidri definēti pakalpojumi; 
• prasība veikt maksājumu uz citas personas kontu; 
• nevēlēšanās sniegt informāciju par īpašniekiem; 
• solījums “nokārtot jautājumu”, nepaskaidrojot izmantotās metodes. 

Ar līgumu un rēķinu vien var nepietikt. Organizācijai jāzina, ar ko tā sadarbojas, kāds ir pakalpojuma saturs un vai atlīdzība ir pamatota. 

4. Darbinieka radinieks piedalās piegādātāju konkursā

Interešu konflikts pats par sevi vēl nenozīmē kukuļošanu vai pārkāpumu. Risks rodas tad, ja tas netiek atklāts un var ietekmēt lēmuma objektivitāti. Darbiniekam jāzina, kam par šādu situāciju ziņot un vai viņam jāatsakās no dalības piegādātāja izvērtēšanā. 

Pareizi pārvaldītā situācijā uzņēmums var: 

• dokumentēt iespējamo interešu konfliktu; 
• piesaistīt lēmuma pieņemšanai neatkarīgu personu; 
• nodrošināt caurskatāmu pretendentu izvērtēšanu; 
• pasargāt gan uzņēmumu, gan pašu darbinieku no aizdomām par negodīgu rīcību. 

ISO 37001:2025 interešu konfliktu pārvaldībai pievērš īpašu uzmanību. 

5. Tiek pieprasīts papildu maksājums, lai paātrinātu procesu

Uzņēmums gaida atļauju, muitā aizturēta krava vai nepieciešams steidzami saņemt kādu dokumentu. Atbildīgā persona dod mājienu, ka neliels papildu maksājums palīdzētu procesu paātrināt. Šādā situācijā laika spiediens var mudināt pieņemt ātru lēmumu. Tomēr arī neliels neoficiāls maksājums var tikt uzskatīts par kukuļošanu. 

Darbiniekam nepieciešama skaidra kārtība: 

• kā atteikties no maksājuma; 
• kā saglabāt informāciju par saņemto piedāvājumu; 
• kam par situāciju ziņot; 
• kur saņemt tūlītēju palīdzību; 
• kā rīkoties, ja pastāv apdraudējums cilvēka veselībai vai drošībai. 

6. Piegādātājs piedāvā īpašu atlaidi 

Piegādātājs, ar kuru darbinieks sadarbojas uzņēmuma vārdā, piedāvā viņam īpašu atlaidi privātam pirkumam. Piedāvājums var šķist nevainīgs, taču tas var radīt personisku ieguvumu un ietekmēt turpmākos profesionālos lēmumus. Jāvērtē, vai tāda pati atlaide ir pieejama plašākam klientu lokam un vai piedāvājums nav saistīts ar darbinieka amatu vai ietekmi. Vienoti uzņēmuma noteikumi palīdz izvairīties no situācijas, kurā katrs darbinieks pats nosaka, kas viņam šķiet pieņemams. 

7. Uzņēmumam lūdz veikt ziedojumu

Ziedošana un sponsorēšana var sniegt sabiedrībai nozīmīgu atbalstu. Tomēr ziedojums nedrīkst kļūt par slēptu veidu, kā iegūt līgumu, atļauju vai labvēlīgu lēmumu. 

Papildu uzmanība nepieciešama, ja: 

• ziedojumu iesaka persona, kura var ietekmēt biznesa lēmumu; 
• saņēmējs ir saistīts ar klientu vai amatpersonu; 
• nav skaidrs, kā līdzekļi tiks izmantoti; 
• ziedojums tiek prasīts sarunu vai iepirkuma laikā; 
• maksājums jāveic privātpersonai vai nezināmai organizācijai. 

Pirms ziedojuma veikšanas nepieciešams pārbaudīt saņēmēju, mērķi, saistītās personas un lēmuma pamatojumu. 

8. Vadītājs lūdz izvēlēties konkrētu piegādātāju

Darbinieks saņem norādi izvēlēties noteiktu piegādātāju, lai gan tā piedāvājums nav izdevīgākais un izvēlei netiek sniegts saprotams pamatojums. Šādā situācijā darbiniekam var būt grūti apšaubīt vadītāja lēmumu. Tāpēc uzņēmumā nepieciešams drošs eskalācijas ceļš, kas ļauj uzdot jautājumus vai ziņot par aizdomām, nebaidoties no nelabvēlīgām sekām. 

Pretkukuļošanas sistēma palīdz noteikt: 

• lēmumu apstiprināšanas līmeņus; 
• iepirkumu dokumentēšanas prasības; 
• atbildības sadalījumu; 
• konfidenciālu ziņošanas kārtību; 
• aizsardzību pret iespējamu atriebību. 

9. Uzņēmums sāk darbību jaunā valstī

Prakse, kas vienā tirgū tiek uzskatīta par ierastu, citā valstī var būt nepieņemama vai prettiesiska. Īpaši rūpīgs izvērtējums nepieciešams, ja uzņēmums sadarbojas ar valsts iestādēm, izmanto vietējos aģentus vai darbojas tirgū ar paaugstinātu korupcijas risku. 

Pirms sadarbības sākšanas uzņēmumam būtu jāizvērtē: 

• valsts un nozares riska līmenis; 
• vietējās juridiskās prasības; 
• sadarbības partneru reputācija un īpašnieki; 
• aģentu un konsultantu faktiskā loma; 
• nepieciešamās līgumiskās un finanšu kontroles; 
• darbinieku apmācību vajadzības. 

Kontrolēm jābūt samērīgām ar konkrēto risku — visām situācijām nav nepieciešama vienāda pārbaude. 

Ko ISO 37001 sniedz darbiniekiem? 

Darbiniekiem standarta praktiskā vērtība ir skaidrība. Viņi zina: 

• kā atpazīt iespējamos brīdinājuma signālus; 
• kādi uzņēmuma noteikumi jāievēro; 
• kad nepieciešams lūgt saskaņojumu; 
• kam uzdot jautājumu; 
• kā ziņot par aizdomīgu situāciju; 
• kāda informācija jāsaglabā. 

Tas mazina gan kļūdainu lēmumu risku, gan satraukumu situācijās, kurās pareizā rīcība nav uzreiz acīmredzama. 

Ko iegūst vadītāji un uzņēmums? 

Vadītājiem ISO 37001 palīdz izveidot sistēmu, kurā lēmumi netiek pieņemti improvizējot. Uzņēmums iegūst kopīgu pieeju risku izvērtēšanai, partneru pārbaudei, ziņojumu izskatīšanai un iespējamo incidentu izmeklēšanai. 

Ieguvumi var ietvert: 

• savlaicīgāku risku identificēšanu; 
• vienotākus lēmumu pieņemšanas principus; 
• pārskatāmāku sadarbību ar trešajām pusēm; 
• lielāku darbinieku informētību; 
• labāku reputācijas aizsardzību; 
• lielāku klientu un sadarbības partneru uzticību; 
• iespēju demonstrēt sistemātisku pieeju biznesa ētikai un atbilstībai. 

Pretkukuļošanas pārvaldības sistēma nevar garantēt, ka neviens pārkāpums nekad nenotiks. Tās uzdevums ir palīdzēt uzņēmumam riskus savlaicīgi atpazīt, ieviest samērīgas kontroles un pienācīgi reaģēt, ja rodas aizdomas. 

ISO 37001:2025 un pārejas termiņš 

ISO 37001 jaunā versija tika publicēta 2025. gada februārī. Tajā pastiprināta uzmanība atbilstības kultūrai, interešu konfliktu pārvaldībai un pretkukuļošanas funkcijas lomai, kā arī ieviesta ar citiem ISO pārvaldības sistēmu standartiem saskaņotā struktūra. 

Organizācijām, kurām ir akreditēta ISO 37001:2016 sertifikācija, pāreja uz ISO 37001:2025 jāpabeidz līdz 2027. gada 28. februārim. Pāreja var tikt vērtēta uzraudzības, pārsertifikācijas vai atsevišķa pārejas audita laikā. 

Tādēļ uzņēmumiem ir svarīgi laikus: 

• iepazīties ar jaunās versijas izmaiņām; 
• izvērtēt esošās sistēmas atbilstību; 
• noteikt nepieciešamos uzlabojumus; 
• atjaunināt dokumentus un kontroles; 
• apmācīt atbildīgos darbiniekus; 
• vienoties ar sertifikācijas institūciju par pārejas procesu. 

No “mums ir politika” uz “mēs zinām, kā rīkoties” 

Pretkukuļošanas politika ir vērtīga tikai tad, ja cilvēki to saprot un spēj izmantot reālās situācijās. 

ISO 37001 palīdz uzņēmumam pārvērst vispārīgus godprātīgas uzņēmējdarbības principus konkrētā rīcībā – no dāvanu izvērtēšanas un interešu konfliktu atklāšanas līdz partneru pārbaudei un drošai ziņošanai. 

BM Certification organizētajās ISO 37001 apmācībās 22. oktrobī būs iespējams iepazīties ar standarta prasībām un to praktisko piemērošanu organizācijā. 

Apmācību programma un reģistrēšanās