Mis on audit ja miks ei pea seda kartma?

Audiitor hindab süsteemi, mitte inimest

BM Certificationi audiitorite töö põhineb objektiivsusel, erapooletusel, professionaalsusel ja lugupidavas suhtumises. Meie eesmärk ei ole asetada töötajaid olukorda, kus nad tunnevad, et peavad ennast või oma tööd õigustama.

Audiitori ülesanne on esitada küsimusi, tutvuda tõenditega ning hinnata, kas organisatsiooni kirjeldatud töökorraldus vastab standardite nõuetele ja  praktikas samamoodi toimib. Sõbralik ja konstruktiivne suhtlus ei tähenda nõuete leebemat käsitlemist, sest kõik auditi järeldused peavad tuginema kontrollitavatele tõenditele ja nõuetele.

Kuidas audit toimub?

Enne auditit saadetakse organisatsioonile auditi kava. Selles kirjeldatakse tavaliselt auditi läbiviimise eesmärki, käsitlusala ja kriteeriume, kaetavaid valdkondi, külastatavaid asukohti, ajakava ning kaasatavaid töötajaid.

Audit algab avakoosolekuga, kus tutvustatakse auditimeeskonda, kinnitatakse auditi käsitlusala ja ajakava ning selgitatakse, kuidas toimub auditi käigus suhtlus ja tähelepanekute käsitlemine. Vajaduse korral kohandatakse ajakava, arvestades oluliste töötajate kättesaadavust ja organisatsiooni tavapärast töökorraldust.

Auditi käigus tutvub audiitor dokumentide ja tõendusmaterjalidega, vestleb töötajatega, vaatleb protsesside toimimist ning kontrollib valimi alusel dokumente, tegevusi või asukohti. Audit ei tähenda tavaliselt kõikide dokumentide ja toimingute kontrollimist, vaid põhjendatud valimi kasutamist.

Kui audiitor tuvastab võimaliku ebakõla või puudujäägi, teavitab ta sellest üldjuhul auditi käigus esimesel võimalusel, et see ei tuleks auditi lõpus suure üllatusena. Organisatsioonil on võimalus esitada täiendavaid tõendeid ja selgitusi ning juhtida tähelepanu võimalikele faktilistele ebatäpsustele. Audiitor peab kogu asjakohast teavet arvesse võtma, kuid lõplik järeldus peab alati põhinema tõenditel ja konkreetsetel nõuetel.

Mis on mittevastavus?

Mittevastavus tähendab, et mõni kindlaksmääratud nõue ei ole täidetud. See ei ole hinnang konkreetsele inimesele, vaid auditi käigus tuvastatud erinevus nõutava ja tegeliku olukorra vahel.

Auditi lõpukoosolekul tutvustab audiitor auditi järeldusi ning selgitab täpselt tuvastatud mittevastavuste sisu, leitud tõendeid ja seost vastava nõudega. Samuti antakse ülevaade edasisest protsessist ja mittevastavuste käsitlemise tähtaegadest.

Mittevastavuse käsitlemisel peab organisatsioon tavaliselt:

1. kõrvaldama tuvastatud vahetu probleemi,
2. analüüsima selle tekkepõhjust,
3. kavandama tegevused probleemi kordumise vältimiseks,
4. rakendama vajalikud parandusmeetmed ja
5. esitama audiitorile nõutud tõendid.

Sobiva lahenduse valib organisatsioon ise. Audiitori ülesanne on hinnata, kas kõrvalekalde põhjuste analüüs, kavandatud meetmed ja esitatud tõendid on piisavad ning kas mittevastavuse saab sulgeda. Vajaduse korral küsib audiitor lisaselgitusi või täiendavaid tõendeid.

Audit kui võimalus

Audit ei ole ainult sertifikaadi saamiseks või säilitamiseks vajalik toiming. See annab organisatsioonile sõltumatu ülevaate sellest, millised protsessid toimivad hästi ja kus võivad peituda seni märkamata riskid või arenguvõimalused.

Sertifitseerimisaudiitor ei tegutse konsultandina ega määra organisatsioonile ette konkreetseid lahendusi. Küll aga aitab selgelt põhjendatud ja professionaalselt läbi viidud audit mõista, kus süsteem vajab tugevdamist.

Kui auditit käsitleda karistava kontrolli asemel objektiivse tagasiside ja süsteemi usaldusväärsuse hindamisena, loob see väärtust nii organisatsioonile, selle töötajatele, klientidele kui ka teistele huvirühmadele. Siis saab saavutatud sertifikaadi üle uhkust tunda ning selle seinale riputades tõdeda, et organisatsioon on arenguvõimeline ja edasipürgiv.